Chatbot WhatsApp adalah sistem kecerdasan buatan (artificial intelligence) yang dirancang agar dapat membalas pesan pelanggan secara otomatis berdasarkan kata kunci tertentu yang telah diatur sebelumnya pada platform WhatsApp. Dengan menggunakan chatbot ini, bisnis dapat lebih efektif dan efisien dalam mengelola dukungan pelanggan.

Saat ini, chatbot WA menjadi salah satu WhatsApp marketing tools yang paling populer dan diminati pebisnis. Selain bisa membalas pesan banyak pelanggan secara otomatis dalam waktu yang bersamaan, penggunaan chatbot WA ini juga menghemat biaya bisnis karena tidak perlu membayar banyak karyawan untuk pekerjaan membalas pesan WhatsApp.

Chatbot tidak hanya menjawab pertanyaan statis, tetapi juga dapat memberikan jawaban yang bersifat dinamis sesuai kebutuhan informasi pelanggan. Contohnya, terdapat beberapa tipe jawaban penolakan dari pelanggan – seperti tidak, enggak, nggak jadi, dll. – yang nantinya chatbot bisa menyesuaikan jawabannya.

Alasan Bisnis Memerlukan Chatbot WhatsApp

Chatbot WhatsApp memiliki peran penting dalam bisnis untuk memberikan dukungan dan layanan pelanggan yang lebih baik. Ini dikarenakan kemampuan chatbot untuk membuat respons secara cepat dan kapan saja.

Berikut beberapa alasan lain bisnis perlu menggunakan chatbot WhatsApp:

a. Memudahkan Pelanggan Berbelanja

Dengan chatbot, bisnis bisa membagikan katalog produk atau jasa ke pelanggan tanpa perlu aplikasi lain. Pelanggan juga dapat langsung melakukan pemesanan dan mendapat update status pemesanan dari WhatsApp.

b. Mengirim Penawaran melalui Broadcast dan Blast WhatsApp

Chatbot dapat mengirimkan pesan siaran ke banyak pelanggan secara serentak melalui WhatsApp Blast. Pesan tersebut dapat berupa penawaran promosi seperti diskon, kupon belanja, informasi produk/jasa terbaru, dan sebagainya.

c. Keamanan Terjamin

WhatsApp memiliki sistem keamanan end-to-end encryption yang membatasi akses pesan hanya untuk pengguna dan pelanggan yang sedang berinteraksi.

d. Otomatisasi Feedback

Chatbot dapat mengirimkan jawaban otomatis berdasarkan permintaan/pertanyaan yang sering diajukan pelanggan sehingga alih-alih membaca FAQ pelanggan dapat langsung berinteraksi dengan bisnis.

e. Personalisasi Chatbot

Sistem chatbot WhatsApp dapat merekam data berupa minat pelanggan yang akan diolah menjadi insight pelanggan yang berguna untuk menyusun strategi dalam mempromosikan produk/jasa sesuai minat pelanggan.

Manfaat Menggunakan Chatbot WhatsApp

Berikut beberapa manfaat yang didapatkan bisnis jika menggunakan fitur chatbot WhatsApp:

a. Layanan Pelanggan 24 Jam Non-stop

Banyak pelanggan membutuhkan pelayanan cepat tetapi terhambat adanya batasan jam kerja pada bisnis yang hanya mempekerjakan karyawan untuk mengurus bagian dukungan dan layanan pelanggan. Dengan beralih ke chatbot, pelanggan tidak perlu menunggu lama lagi untuk mendapatkan respon karena chatbot akan langsung menjawab pesan tersebut, bahkan di luar jam operasional.

b. Cara Kerja Sederhana

Chatbot WA ini memiliki cara kerja yang sangat sederhana. Bisnis hanya perlu memasukkan kata kunci ke dalam sistem, kemudian pelanggan akan mendapatkan jawaban yang relevan sesuai kata kuncinya. Kata kunci dapat disesuaikan dengan pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan pelanggan.

Jika ada pertanyaan pelanggan yang tidak dapat diselesaikan oleh chatbot WA, bisnis bisa memasukkan respons agar pelanggan dapat menunggu beberapa saat sehingga staf dapat mengambil alih percakapan dan menjawabnya secara personal.

c. Menjadikan Bisnis Efektif dan Produktif

Chatbot dapat membantu pekerjaan staf dukungan pelanggan menjadi lebih efektif dan produktif. Seluruh pertanyaan pelanggan akan terhubung ke chatbot terlebih dahulu sehingga staf dapat lebih fokus pada permasalahan teknis pelanggan yang tidak dapat diselesaikan chatbot.

d. Menghemat Waktu dan Biaya

Dengan chatbot, bisnis dapat menghemat banyak waktu daripada untuk membalas pesan pelanggan secara satu per satu, serta menghemat biaya untuk membayar tenaga staf dukungan pelanggan. Chatbot otomatis merespons setiap pertanyaan pelanggan sesuai kata kunci dengan waktu lebih cepat.

e. Mengurangi Resiko Kesalahan (Human Error)

Beberapa kesalahan bisa saja terjadi saat staf menangani pelanggan, seperti salah membalas chat, typo, atau pesan terlewat. Namun, hal ini bisa diminimalisir dengan menggunakan chatbot yang bersifat konsisten dan memberikan jawaban sesuai pertanyaan yang diajukan.

f. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Kemampuan chatbot untuk memberikan pelayanan secara cepat dan tidak terbatas jam operasional tentu membuat pelanggan merasa lebih puas dengan pelayanan bisnis. Hal ini juga dapat meningkatkan keuntungan bisnis.

Cara Kerja Chatbot WhatsApp

Cara kerja chatbot WhatsApp dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Berikut beberapa metode sistem operasional yang dimiliki chatbot WhatsApp:

a. Pattern Matcher (Penyesuaian Pola)

Bot menggunakan strategi penyesuaian pola untuk mengelompokkan teks. Chatbot yang berbasis aturan atau skrip dan terstruktur sebagian besar termasuk dalam kategori ini. Chatbot tersebut menggunakan knowledge base yang berisi dokumen dan setiap dokumen terdiri dari pola dan template tertentu.

Setiap memperoleh pertanyaan, chatbot akan memberikan respons apapun yang sekiranya tepat dengan pola terkait. Namun, jika ada permintaan yang di luar dari bentuk pola, maka ia tidak dapat memberikan jawaban yang sesuai.

b. Suitable Algorithms (Kecocokan Algoritma)

Chatbot berbasis algoritma tidak hanya mencocokkan pola dengan respons, tetapi juga memilih algoritma pencocokan pola dan membandingkan kalimat masukan dengan respon dalam korpus data. Algoritma memainkan peran utama dalam membantu chatbot menganalisis kumpulan data besar.

c. Decision Tree-Based (Berbasis Pohon Keputusan)

Decision tree-based merupakan salah satu sistem di mana bot yang memberikan opsi pertanyaan di awal percakapan dan pengguna hanya dapat memilih pertanyaan yang telah disediakan tersebut.

Cara kerja chatbot ini bisa dibilang kurang ramah pengguna karena harus mengikuti urutan jawaban yang sudah terprogram oleh sistem. Namun, banyak pemilik bisnis yang memilih menggunakan metode ini karena tingkat kerumitan yang rendah, lebih cepat, dan tetap dapat melayani pertanyaan pengguna.

d. Contextual (Kontekstual)

Chatbot kontekstual adalah chatbot yang mengandalkan sistem kecerdasan buatan dengan machine learning untuk menciptakan percakapan yang beraturan. Metode ini bisa dianggap sebagai yang terbaik dibanding metode-metode sebelumnya.

Teknologi yang sering digunakan untuk membuat metode kerja kontekstual pada chatbot adalah Natural Language Processing (NLP). NLP merupakan teknologi yang memudahkan sistem kecerdasan buatan untuk memahami bahasa alami sesuai maksud pengguna.

Cara Membuat Chatbot WhatsApp

Sebelum dapat menggunakan fitur chatbot WhatsApp, bisnis Anda harus memiliki akun WhatsApp Business API dan membuat alur percakapan chatbot sendiri. Botika sebagai salah satu WhatsApp Business Partner terbaik dapat membantu Anda untuk mendapatkan fitur chatbot WA dari WhatsApp Business API.

Berikut langkah-langkah untuk mendapatkan fitur chatbot WhatsApp:

1. Daftarkan Bisnis Anda ke BSP WhatsApp Botika

Langkah pertama untuk mendapatkan WhatsApp Business API adalah mendaftarkan bisnis Anda ke BSP WhatsApp resmi, seperti Botika. Botika akan membantu bisnis Anda mendapatkan fitur chatbot WhatsApp.

2. Verifikasi Akun Facebook Business Manager

Chatbot WA merupakan salah satu fitur WhatsApp Business API yang dimiliki oleh Facebook (Meta) sehingga Anda perlu verifikasi akun Facebook Business Manager terlebih dahulu sebelum dapat mengaksesnya.

Jika proses verifikasi berhasil dan disetujui, bisnis Anda akan terdaftar di WhatsApp Business API. Anda dapat login dan mulai menggunakan fitur-fitur WhatsApp API, termasuk chatbot WhatsApp.

3. Buat Chatbot WhatsApp dengan Platform Botika

Untuk membuat chatbot WhatsApp Anda bisa menggunakan platform Botika. Botika menyediakan dua solusi untuk membuat chatbot WhatsApp, yaitu chatbot konvensional dengan Platform V2 dan chatbot GPT atau superchatbot dengan Platform V3.

a. Platform V2 untuk Chatbot Konvensional

Platform ini memungkinkan Anda untuk membuat chatbot WhatsApp dengan alur percakapan yang jelas dan sederhana. Anda dapat mengatur kata kunci tertentu dan respon yang sesuai untuk memandu pelanggan melalui interaksi.

b. Platform V3 untuk Chatbot GPT/Superchatbot

Jika Anda menginginkan chatbot WhatsApp yang lebih canggih dan responsif dengan kecerdasan buatan, Anda dapat menggunakan Platform V3 Botika. Chatbot GPT mampu memberikan respons yang lebih mirip dengan interaksi manusia.

4. Tentukan Alur Percakapan Chatbot WhatsApp

Selanjutnya, Anda bisa membuat alur percakapan chatbot sesuai dengan keinginan dan kebutuhan bisnis Anda. Anda bisa memasukkan informasi yang sering diajukan oleh pelanggan sebanyak-banyaknya.

5. Uji Coba Chatbot WhatsApp Anda

Integrasikan chatbot dengan akun WhatsApp Business Anda. Setelah itu, Anda dapat mulai menguji coba chatbot WhatsApp yang telah Anda buat. Pastikan chatbot berjalan lancar dan respon yang diberikan sesuai dengan semua kata kunci yang sudah diatur.

Dengan platform Botika, Anda dapat dengan mudah membuat chatbot WhatsApp yang handal. Selain itu, Anda akan mendapatkan dukungan WhatsApp Masking Name yang sangat berguna. Fitur ini memungkinkan chatbot bisnis Anda untuk menggunakan nama merek atau bisnis sebagai identitas pengirim pesan, bukan nomor telepon biasa. Ini akan memberikan kesan profesional dan meningkatkan kepercayaan pelanggan dalam berinteraksi dengan bisnis Anda.

Penutup

WhatsApp Business API menyediakan akses API yang dapat dimanfaatkan bisnis untuk membuat fitur-fitur baru dari aplikasi tersebut, contohnya chatbot WhatsApp.

Chatbot WhatsApp adalah robot percakapan yang dirancang agar dapat membalas pesan pelanggan secara otomatis berdasarkan kata kunci tertentu yang telah diatur sebelumnya pada platform WhatsApp. Dengan memanfaatkan fitur ini, bisnis dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih cepat dan efektif.

Untuk mendapatkan fitur chatbot WhatsApp, Anda perlu memiliki akun WhatsApp Busines API yang bisa didapatkan melalui BSP WhatsApp resmi Botika. Setelah memiliki akun WhatsApp API, Anda bisa menggunakan Platform V2 Botika untuk membuat chatbot biasa atau Platform V3 Botika untuk membuat chatbot GPT atau superchatbot dan mengintegrasikannya ke WhatsApp bisnis Anda.