WhatsApp menjadi salah satu platform yang memiliki pengaruh besar bagi pelaku bisnis dalam mengoptimalkan pemasaran produk dan interaksi langsung dengan pelanggan. Salah satu fitur unggulan dari WhatsApp Business adalah fitur pesan otomatis atau WhatsApp otomatis.  Dengan pesan otomatis, bisnis dapat terhubung dengan pelanggan kapan saja, bahkan saat offline atau di luar jam operasional bisnis. Fitur ini memberikan kesempatan bagi bisnis untuk meningkatkan layanan dan responsivitas terhadap pelanggan. Kini Anda dapat memastikan pelanggan tidak terabaikan dan selalu mendapat respons dengan baik. 

Apa Itu Pesan Otomatis WhatsApp?

Pesan otomatis atau WhatsApp otomatis adalah fitur untuk mengotomatiskan obrolan pada WhatsApp. WhatsApp Bisnis dapat mengirim pesan balasan kepada pelanggan secara otomatis tanpa harus terus memantau pesan masuk. Pelanggan pun tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan pesan balasan. Pesan balasan akan otomatis terkirim saat ada pesan masuk yang sesuai dengan trigger atau pola yang dibuat sebelumnya.  Salah satu contoh penggunaan pesan otomatis melalui fitur Away Message ketika tim support sedang tidak beroperasi, maka Anda bisa mengatur untuk mengirimkan pesan yang berisi informasi bahwa tim support sedang tidak bisa membalas pesan secara manual. Selain itu, Anda juga bisa mengatur pesan otomatis untuk mengirimkan greeting message kepada pelanggan baru, memperkenalkan produk, hingga memberi informasi penting seperti jam operasional bisnis atau cara pemesanan produk.

Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Business

Pada dasarnya, pesan otomatis dapat diterapkan pada WhatsApp Business biasa maupun WhatsApp Business API. 

Pesan Otomatis pada WhatsApp Business 

Berikut adalah cara untuk membuat pesan otomatis pada WhatsApp Business:

1. Pergi ke Menu Setelan

Pertama, Anda perlu mengaktifkan pesan otomatis di WhatsApp Anda. Klik ikon titik tiga di pojok kanan atas dan pilih opsi Setelan untuk mengatur pesan otomatis.

2. Aktifkan Fitur Pesan Otomatis

Pilih menu “Jawaban Otomatis” pada Setelan lalu aktifkan fitur pesan otomatis. Jika pesan otomatis sudah diaktifkan, Anda dapat mengatur pesan otomatis yang akan dikirimkan kepada pelanggan dengan mengisi kolom pesan yang tersedia.

3. Atur Pesan Otomatis

Anda juga dapat mengatur kata kunci yang akan digunakan WhatsApp otomatis untuk mengenali pesan yang dikirimkan kepada Anda, atau menambahkan opsi jawaban yang akan ditampilkan kepada orang yang mengirimkan pesan kepada Anda. Klik “Simpan” untuk menyimpan pengaturan yang telah Anda buat. 4. Pilih Penerima Pesan Jika semua pengaturan selesai, Anda dapat mengirimkan pesan otomatis yang telah Anda atur kepada orang yang mengirimkan pesan kepada Anda sesuai kondisi yang telah ditetapkan.

Pesan Otomatis pada WhatsApp Business API

Berbeda dengan WhatsApp Business biasa yang masih membatasi jumlah karakter, fitur pesan otomatis di WhatsApp API membebaskan Anda untuk mempersonalisasi pesan. Anda dapat membuat pesan otomatis di WhatsApp API dengan chatbot. Chatbot WhatsApp sendiri adalah perangkat lunak otomatis yang didukung artificial intelligence (AI) dan berjalan di platform WhatsApp. Dengan menggunakan chatbot, pelanggan seolah-olah sedang berinteraksi dengan manusia sungguhan. Anda juga bisa membuat chatbot Whatsapp sendiri melalui platform V2 dan platform V3, dengan platform anda bisa membuat chatbot WhatsApp sendiri secara mudah dan cepat.

Fungsi Utama Pesan Otomatis di WhatsApp

Fitur pesan otomatis atau WhatsApp otomatis memiliki 3 fungsi utama, yaitu:

• Greeting Message

Fitur untuk mengirimkan pesan sapaan kepada orang yang baru saja mengirimkan pesan kepada Anda sehingga mereka tahu bahwa pesan mereka telah diterima dan akan segera dijawab.

• Away Message

Fitur untuk mengirimkan pesan otomatis kepada orang yang mengirimkan pesan ketika Anda sedang tidak dapat segera menjawab pesan mereka sehingga orang tersebut tidak perlu menunggu jawaban Anda terlalu lama.

• Quick Replies

Fitur yang menyediakan opsi jawaban untuk orang yang mengirimkan pesan kepada Anda sehingga mereka dapat memilih jawaban yang sesuai dengan pertanyaan yang diajukan oleh mereka.

Cara Kerja Pesan Otomatis di WhatsApp

WhatsApp otomatis memungkinkan bisnis Anda untuk membalas pesan yang dikirimkan pelanggan secara otomatis. Jawaban yang dikirimkan dapat berupa template yang telah disusun sebelumnya. Terdapat 3 pola yang digunakan dalam pesan otomatis, yaitu:

• Metode Penyesuaian Kata Kunci

Cara kerja WhatsApp otomatis yang mengutamakan penyesuaian kata kunci dalam pesan otomatis yang dikirimkan kepada orang lain.  Pada metode ini, pengguna dapat mengatur kata kunci untuk digunakan WhatsApp otomatis. Jika kata kunci yang ditetapkan muncul dalam pesan pelanggan, maka WhatsApp akan mengirimkan jawaban melalui pesan otomatis.

• Metode Pemberian Opsi Jawaban

Cara kerja WhatsApp otomatis dengan menyediakan opsi jawaban yang dapat dipilih oleh pelanggan. Pada metode ini, pengguna dapat mengatur beberapa opsi jawaban yang akan ditampilkan kepada pelanggan. Jika pelanggan memilih salah satu opsi jawaban, WhatsApp akan mengirimkan jawaban yang dipilih oleh orang tersebut kepada Anda sebagai pesan otomatis.

• Metode Kontekstual

Cara kerja WhatsApp otomatis yang mengutamakan pemahaman konteks dalam pesan yang dikirimkan pelanggan. Metode ini menggunakan teknik Natural Language Processing (NLP) dan Machine Learning untuk memahami konteks pesan dan menemukan jawaban yang sesuai dengan pesan tersebut.

Manfaat Menggunakan Pesan Otomatis di WhatsApp

Berikut beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan jika menggunakan pesan otomatis WA:

• Menyediakan Layanan Pelanggan 24 Jam Nonstop

WhatsApp otomatis membalas pesan yang dikirimkan pelanggan selama 24 jam sehingga bisnis dapat selalu memberikan layanan pelanggan terbaik meskipun tim dukungan sedang tidak tersedia.

• Meningkatkan Relasi dengan Pelanggan

WhatsApp otomatis membangun percakapan yang responsif dan proaktif dengan pelanggan. Alur percakapan dapat didesain personalisasi, salah satunya dengan fitur greeting message untuk menciptakan hubungan pelanggan yang lebih baik.

• Mengumpulkan Umpan Balik Pelanggan

Anda dapat mengatur pesan otomatis untuk mengirimkan pertanyaan atau kuesioner tentang pengalaman mereka saat menggunakan layanan Anda. Ini memudahkan bisnis Anda mengumpulkan feedback dari pelanggan dan menggunakannya untuk meningkatkan layanan Anda.

• Menghemat Biaya

Fitur ini dapat membantu Anda menghemat biaya operasional dengan mengurangi jumlah pekerja untuk tim dukungan pelanggan. Biaya gaji dan tunjangan karyawan dapat Anda alihkan untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis.

• Meningkatkan Penjualan

Dengan fitur ini, Anda dapat mengirimkan pesan otomatis kepada pelanggan tentang informasi produk atau layanan sehingga dapat meningkatkan peluang penjualan. 

Penyedia WhatsApp Otomatis Terbaik untuk Bisnis Anda

Anda sudah mengetahui bahwa terdapat dua cara untuk mengaktifkan fitur WhatsApp otomatis, yakni melalui WhatsApp Business biasa dan WhatsApp Business API.

Ada banyak WhatsApp Business Partner di Indonesia yang dapat membantu bisnis Anda dalam mendapatkan WhatsApp API secara resmi. Salah satu yang terbaik adalah WhatsApp Business Solution dari Botika.  Dukungan chatbot pada Botika membantu bisnis Anda mendapatkan fitur pesan otomatis. Pesan otomatis di WhatsApp API membebaskan pelaku bisnis untuk membuat pesan yang lebih dipersonalisasi. Daftarkan bisnis Anda pada WhatsApp Business Solution Botika untuk menikmati berbagai fitur canggih yang membantu meningkatkan bisnis Anda. 

Penutup

Dengan fitur pesan otomatis atau WhatsApp otomatis, Anda dapat meningkatkan pelayanan bisnis Anda. Anda tidak perlu terus menerus memantau pesan masuk dari pelanggan. Pelanggan juga tidak perlu lagi menunggu lama untuk mendapat balasan pesan. Semua pesan masuk dapat dibalas cepat dan tepat dengan bantuan bot pesan otomatis. Kini bisnis Anda bisa mengoptimalkan interaksi dengan pelanggan dan pemasaran produk.